관리자 주요 기능
(필수적인 사항)

전화면으로

 

홀리키핑 관리자로서 알고 계셔야 할 12 가지 항목입니다.

 

 

 

1.  입력 데이터는 어디에


입력 데이터는 귀하의 PC내부에 저장됩니다. 프로그램 설치폴더(C:\Holy Keeping\)에 데이터베이스 파일인 Magic4.mdb 에 저장됩니다. 이것을 간단히 DB파일 이라고 합니다.


(프로그램 설치폴더 와 DB파일 표시)

 

즉 인터넷이나, 제작사에 저장되는 것이 아니므로 귀하의 컴퓨터에서 삭제나 포맷되지 않게 주의해야 합니다.

 

 

2.  백업폴더 확인


입력자료는1번에서 설명한 것 처럼  DB파일에 저장되어 있습니다. 그러나 DB파일은 컴퓨터 고장 혹은 실수로 재설치 등에 대비하여 복사해 두어야 합니다. 이를 백업이라 하는데 백업은 프로그램 종료 시 데이타 변경이 있으면 자동으로 실시하게 됩니다.

 

기본 백업폴더는 C:\MagicBackup 이라고 지정되어 있습니다. 그러나 가능한 C가 아닌 별도 드라이브 혹은 USB장치를 변경지정하는 것이 더욱 안전합니다.

 


(백업폴더에 있는 요일별 백업 파일)

 

이 백업 파일에는 사용자 아이디를 포함한 모든 정보를 수록하고 있으며, 다른 컴퓨터에 이동설치 하거나 데이터베이스 복구에 사용될 수 있습니다. 언제 백업되었는지 알기 위하여 백업 파일에는 요일표시가 있습니다.

 

백업파일은 확장자가 HK4 입니다. 이 파일을 더블클릭하여 연결 프로그램으로 홀리키핑을 지정해 놓으면 백업파일의 내용을 쉽게 확인해 볼 수 있습니다.

 

 

3.  최초 계정설정

 

수입 지출의 종류는 교회마다 다르므로 처음 사용시에는 계정을 설정을 한 후 사용하여야 합니다. 메뉴 사용법안내[H]최초계정 설정안내를 참고하십시오

 

수입계정과 지출계정은 사용자가 만들어 사용하여야 합니다.

 

(최초 계정설정 하기)

 

 

4.  연간 예산입력

 

예산대비 실적보고서 출력을 위하여 연간 예산금액을 입력하여야 합니다. 아직 예산을 세우지 못했다 하더라도 예산금액 0원으로 예산이 입력되어야 각종 결산 보고서가 출력가능 합니다. (예산입력화면 참조)

 

 

5.  헌금입력과 신도등록

 

헌금입력시 일자, 헌금종류, 성도이름, 금액을 입력합니다. 성도는 헌금입력시 등록되어야 합니다. 헌금 입력에서 간단 등록된 성도 정보는 교적관리 시스템에서 성도사진 등 가족사항 등 세부사항이 추가로 관리됩니다.  헌금입력이 끝나면 반듯이 헌금통계표에서 확인하여야 하며, 확인된 헌금내역은 회계관리로 확정기표(회계전표화)를 해 주어야 합니다. 확정기표되지 않은 자료는 아직 검토가 끝나지 않은 자료로 취급되며, 회계결산 시스템에도 적용되지 않습니다. (헌금입력화면 참조)

 

 

6.  금전청구서(지출)입력

 

지출내역을 일자별 지출계정별 청구금액으로 입력합니다. 지출입력 자료는 금전청구서를 출력하여 재정담당에게 결제를 받을 수 있습니다. 입력된 지출정보는 확정기표(회계전표화)를 해 주어야 회계시스템으로 연계됩니다. 기표되지 않은 자료는 아직 지출이 확정되지 않은 자료로 취급되며, 회계시스템에 적용되지 않습니다.

지출 입력시 연간 예산금액을 초과하는 지출은 경고 메시지를 받을 수 있습니다.  (금전청구서 참조)

 

 

7.   결산서의 출력
(회계장부 출력)

 

회계관리로 확정기표된 수입 지출 자료는 한건 한건 회계전표로 기록되어 있습니다. (회계전표목록)

회계전표는 회계일자 및 전표번호로 구분되며, 회계전표 인쇄가 가능합니다.

일일, 주례, 월례, 격월, 분기 연간 등 결산서를 출력할 수 있으며, 회계 장부 시스템에서 현금출납부, 계정원장 등 각종 장부와 재무제표를 출력할 수 있습니다. ,

 

 

8.  교적관리 시스템

 

헌금입력시 이름만으로 간단히 성도를 등록할 수 있지만, 교적관리 시스템에 들어가면 사진, 주소 등 자세한 사항을 관리할 수 있습니다. 교적관리에서는 심방관리 정보를 입력할 수 있습니다. 심방관리는 세대주 단위로 기록되는 메모, 종교적 기록사항 입니다. 교적 및 심방기록은 스마트폰으로 연동 (웹교적 시스템 옵션) 될 수 있으며, 심방내역 공유 및 입력이 가능합니다. (교적관리 시스템 참조)

 

 

9.  사용자의 등록

 

홀리키핑은 동시에 여러 사용자가 사용할 수 있는 클라이언트 서버(C/S) 프로그램입니다. 각 사용자는 로그인 화면에서 각자의 아이디와 패스워드를 입력해야만 프로그램으로 진입할 수 있습니다. 여기서 재무담당과 교적담당을 구분할 수도 있습니다. (사용자아이디 등록법 참조)

 

 

10.             회계단위의 분할

 

홀리키핑은 회계단위로 구분된 여러 개의 조직을 하나의 시스템에서 관리할 수 있습니다. 이 기능을 이용해 일반 재정과 건축재정을 분리하여 관리할 수 있습니다.(회계단위의 지정과 사용)

 

 

11.             사진의 웹서버 연동

 

성도사진은 기본으로 입력하는 컴퓨터에 저장하여 관리하나, 홈페이지를 운영하는 경우 홈페이지의 사진과 연동하여 관리할 수 있습니다. 사진을 홈페이지와 연동하여 관리하면, 교회 외부 스마트폰 앱으로도 사진을 표시할 수 있습니다.

 

 

12.             엑셀파일로 입력

 

여러 사람이 각자의 컴퓨터를 이용하여 엑셀파일로 헌금내역을 작성한 경우 이를 이용하여 일괄 입력이 가능합니다. 엑셀파일의 서식은 헌금통계표 화면에서 출력할 수 있습니다.

 

 

 

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